Politica de confidențialitate
Site-ul web www.yfu.ro („site-ul YFU”) este furnizat de Fundația Youth for
Understanding România („YFU România”). Suntem încântați de vizita dvs. pe site-ul YFU și de interesul dvs. față de informațiile și ofertele noastre. Protecția datelor cu caracter personal este foarte importantă pentru YFU România și de aceea, prin prezenta Politică de confidențialitate, dorim să vă furnizăm informații complete despre datele care sunt colectate – inclusiv în timp ce vizitați site-ul YFU – și despre modul în care sunt prelucrate acestea.
1. Cine suntem?
YFU România este o fundație non-profit care promovează educația interculturală, educația democratică și responsabilitatea socială oferind tinerilor ocazia de a lua contact cu o cultură diferită și de a-și îmbogăți perspectivele din postura de membru al unei familii gazdă.
În calitate de entitate responsabilă cu prelucrarea datelor, noi, respectiv Fundația Youth for Understanding România, Strada Aurel Vlaicu nr.107, parter, apart 5, București 020094, Sector 2. întreprindem toate măsurile tehnice și organizatorice necesare pentru a asigura o protecție completă a datelor.
Pentru întrebări referitoare la prezenta Politică de confidențialitate, vă rugăm să luați legătura cu Ofițerul nostru de protecție a datelor:
Fundația Youth for Understanding Romania
Strada Aurel Vlaicu nr.107, parter, apart 5, București 020094, Sector 2.
E-mail: data-protection@yfu.ro.
2. Ce date colectăm?
2.1 Informații generale
Datele cu caracter personal sunt informații și/sau date referitoare la o anumită
persoană. În sfera datelor cu caracter personal intră, de exemplu, numele, adresa, numărul de telefon și adresa de e-mail. Noi folosim datele cu caracter personal în conformitate cu legislația aplicabilă.
2.2. Date de utilizare colectate automat
De fiecare dată când se utilizează site-ul YFU, așa-numitele „date de utilizare” se
înregistrează în fișierele jurnal ale serverului, așa cum se întâmplă de obicei pe internet. Aceste informații din fișierul jurnal sunt transmise automat de browserul dvs. de internet. Printre ele se numără următoarele date: adresa IP a calculatorului de pe care este accesat site-ul YFU; adresa de internet a site-ului web de pe care a fost vizitat site-ul YFU (așa-numita adresă URL de origine sau de referință); numele fișierelor sau informațiilor preluate; data și ora, precum și durata preluării; cantitatea de date transferate; sistemul de operare și informații despre browserul de internet al calculatorului care accesează site-ul YFU; codul de stare http (de exemplu, „solicitarea a reușit” sau „fișierul solicitat nu a fost găsit”). Informațiile din fișierul jurnal de tipul celor de mai sus sunt stocate de YFU România din motive de securitate (de exemplu, pentru identificarea tentativelor de atac) pentru o perioadă de maxim șapte zile și apoi sunt șterse (cu excepția datelor pentru care este necesară stocarea în continuare pentru a fi folosite ca probe). Informațiile din fișierul jurnal pot fi transmise, în cazuri individuale, autorităților de investigare. În caz contrar, informațiile din fișierul jurnal sunt stocate doar în formă anonimă și sunt analizate statistic pentru îmbunătățirea permanentă a prezenței pe internet, pentru adaptarea acesteia la interesele utilizatorilor și pentru identificarea sau corectarea mai rapidă a greșelilor.
2.3. Notificări online
Prin intermediul site-ului YFU puteți solicita accesul la aplicația la un program de schimb al YFU, precizându-vă numele, adresa, numărul de telefon, adresa de e-mail, sexul și data nașterii. În cazul în care nu primim o aplicație completată integral, vom folosi adresa de e-mail sau numărul de telefon pentru a afla dacă sunteți în continuare interesat de un program de schimb cu YFU. În caz contrar, toate datele vor fi șterse după sfârșitul perioadei de aplicare.
2.4. Aplicații online
Este posibil să aplicați pentru un loc într-un program de schimb direct pe site-ul YFU. În cadrul unei aplicații online se solicită informații de contact și date cu caracter personal, cum ar fi informațiile privind competențele lingvistice, interesele și hobby-urile, nevoile speciale de alimentație, performanța școlară, experiența internațională, angajamentul social și dezvoltarea personală. În plus, se colectează așa-numitele date speciale cu caracter personal referitoare la eventualele deficiențe de sănătate (de exemplu, alergii). Deoarece nu avem voie să prelucrăm date referitoare la sănătate fără acordul explicit, în documentația aplicației vom solicita acordul aplicanților și acordul tutorilor legali ai acestora. Toate datele din aplicație vor fi transferate în baza noastră de date și vor fi gestionate și utilizate în vederea realizării procesului de aplicare. În cazul în care se încheie un contract de program, datele vor fi utilizate și pentru realizarea programului de schimb. După desfășurarea programului de schimb, folosim datele de contact ale elevilor de schimb pentru a-i invita la o întâlnire ulterioară și, în cazul în care acest lucru este permis din punct de vedere legal, pentru desfășurarea de activități în calitate de alumni, pentru căutarea de familii gazdă, pentru informații despre YFU, pentru semnalarea posibilității de voluntariat la YFU România și pentru strângerea de fonduri pentru activitatea noastră non-profit. Pentru informații suplimentare cu privire la prelucrarea datelor de către YFU România în legătură cu realizarea programului de schimb, vă rugăm să consultați secțiunea 4 a prezentei Politici de confidențialitate, intitulată „Informații suplimentare privind protecția datelor pentru anumite categorii de persoane”.
2.5. Formulare de contact
Puteți să ne trimiteți un mesaj prin intermediul formularului general de contact de pe site-ul YFU. Este obligatoriu să vă precizați numele și adresa de e-mail. Dacă doriți un răspuns prin poștă sau telefon, introduceți adresa poștală sau numărul de telefon în formularul de contact. Noi folosim datele din formularul de contact exclusiv pentru a prelucra întrebările și sugestiile dvs. și pentru a putea răspunde. De asemenea, pe site-ul YFU este disponibil și un formular special de contact pentru solicitarea de materiale informative despre programele de schimb ale YFU și despre familiile gazdă. Pentru trimiterea materialelor de informare sunt necesare datele dvs. de contact (numele, sexul și adresa poștală). Puteți furniza și o adresă de e-mail sau un număr de telefon pentru întrebări.
2.6. Donații prin intermediul site-ului YFU
În cazul în care doriți să sprijiniți obiectivele non-profit ale YFU România printr-o donație, avem nevoie de numele dvs., iar dacă doriți să primiți o chitanță pentru donație, avem nevoie și de adresa poștală. În funcție de metoda de plată aleasă, pot fi necesare și datele bancare.
2.7. Abonarea la informări periodice
Dacă doriți să primiți regulat revista YFU, adresați-vă YFU prin e-mail. Revista YFU va fi trimisă prin poștă sau prin e-mail. Pentru trimiterea revistei, se vor păstra numele și adresa sau o adresă de e-mail a destinatarului. Vă puteți dezabona de la revista YFU în orice moment trimițând un mesaj către YFU România. Veți fi informat în mod explicit cu privire la această opțiune de fiecare dată când este trimisă revista (sub formă tipărită prin poștă sau sub formă electronică prin e-mail).
3. Colectăm și date sensibile?
În cazul aplicării sau al participării la un program de schimb, precum și în cazul
acceptării unui elev de schimb, colectăm și informații despre starea de sănătate (de exemplu, alergii și alte afecțiuni medicale preexistente). Dacă se oferă informații despre opinii politice, convingeri religioase sau ideologice, și acestea vor fi colectate în scopul realizării procesului de aplicare și a programului de schimb. Pentru mai multe informații, a se vedea mai jos punctele 4.1, 4.2 și 4.4 din Politica de confidențialitate.
4. Informații suplimentare privind protecția datelor pentru anumite categorii de persoane
Pentru diferite categorii de persoane, se colectează informații suplimentare privind confidențialitatea, despre care puteți afla in cele ce urmează. De exemplu, aceste informații se trimit odată cu documentele în procesul de aplicare sau de contractare.
4.1 Pentru aplicanții la un program de schimb în străinătate
Aplicanții la un program de schimb primesc informații suplimentare privind protecția datelor împreună cu documentele aferente aplicației.
4.2. Pentru participanții la un program de schimb în străinătate
Aplicanții selectați pentru un program de schimb vor primi, împreună cu contractul de participare, o fișă informativă cu: „Informații privind protecția datelor pentru participanții la un program de schimb YFU și părinții acestora”.
4.3 Pentru elevii de schimb și părinții acestora în cazul în care se solicită bursă parțială YFU
Pentru detalii complete despre prelucrarea datelor în cazul solicitărilor de bursă, vă rugăm să ne contactați la adresa contact@yfu.ro pentru a obține pachetul informativ privind condițiile de acordare a burselor.
4.4. Pentru familiile gazdă
În cazul găzduirii unui elev de schimb, familiile gazdă primesc fișa informativă
„Informații pentru acceptarea unui elev de schimb și acordul pentru prelucrarea datelor” împreună cu celelalte documente.
5. În ce scop folosim datele și care este baza legală?
5.1 Vă folosim datele pentru îndeplinirea contractului
În vederea îndeplinirii contractelor privind programele de schimb încheiate cu elevii și părinții acestora, prelucrăm date cu caracter personal conform detaliilor de la punctul 4.2 de mai sus.
5.2 Vă folosim datele înainte de execuția contractului de program
În cadrul procesului de aplicare la un program de schimb, prelucrăm datele
aplicanților și ale părinților acestora în vederea realizării măsurilor precontractuale detaliate la punctul 4.1 de mai sus.
5.3 Vă folosim datele în scopuri publicitare și pentru gestionarea site-ului YFU
Folosim datele de contact ale participanților la programele de schimb ale YFU și ale părinților lor, precum și ale familiilor gazdă, în condițiile în care permite legislația, pentru a rămâne în contact cu alumnii noștri, pentru a atrage membri, voluntari sau familii gazdă și pentru a strânge fonduri. Baza legală în acest sens o reprezintă evaluarea intereselor – avem un interes legitim, care constă în promovarea activităților noastre.
YFU România nu va transfera niciodată datele dvs. personale către terțe părți în
scopuri publicitare și nu le va folosi pentru scopurile publicitare ale unor terți. Desigur, utilizarea datelor pentru scopurile promoționale ale YFU poate fi contestată în orice moment. În cazul în care se utilizează site-ul YFU, datele cu caracter personal vor fi prelucrate și după evaluarea intereselor – a se vedea și secțiunea 2 (Ce date colectăm?), secțiunea 12 (Plugin-uri sociale), secțiunea 13 (Module cookie) și secțiunea 14 (Analiză web). Interesul nostru legitim este de a gestiona în siguranță și în scop informativ conținutul site-ului YFU și de a analiza, optimiza și opera acest conținut online.
5.4 Vă folosim datele cu acordul dvs.
În cazul aplicării sau al participării la un program de schimb, precum și în cazul
acceptării unui elev de schimb, prelucrăm datele cu caracter personal ale părinților și ale elevilor de schimb cu acordul persoanelor în cauză (detalii la punctele 4.1, 4.2 și 4.4).
6. Către cine transferăm datele dvs.?
În cadrul YFU România, angajații cu normă întreagă vă folosesc datele doar în
măsura în care este necesar pentru punerea în aplicare a măsurilor precontractuale, pentru îndeplinirea contractelor sau pentru protejarea intereselor legitime. O mare parte dintre serviciile noastre nu pot fi furnizate decât datorită contribuției voluntarilor (de exemplu, organizarea de reuniuni de pregătire/orientare sau asistența oferită elevilor la fața locului). Prin urmare, voluntarii vor primi datele dvs., în măsura în care acest lucru este necesar pentru sarcina specifică pe care o îndeplinesc. În afara YFU România, atunci când participă la un program de schimb, destinatarii datelor dvs. sunt organizația parteneră a YFU din țara gazdă, inclusiv voluntarii acesteia, școlile gazdă, familiile gazdă, potențialele familii gazdă și agențiile de turism, precum și companiile de asigurări, companiile aeriene, autoritățile care eliberează vize și autoritățile locale. Dacă solicitați o bursă specială pentru care
selecția nu este efectuată de YFU, partenerii respectivi sunt, de asemenea, destinatari ai datelor. La acceptarea unui elev de schimb, destinatarii datelor sunt organizația parteneră a YFU din țara de origine și părinții sau alți tutori ai elevului de schimb. În plus, există furnizori de servicii care se ocupă de trimiterea sau de tipărirea documentelor noastre (de exemplu, revista YFU) sau care sunt angajați de noi în domeniul serviciilor IT, al telecomunicațiilor sau al recuperării datoriilor. Acești furnizori vor acționa doar în numele nostru și pe răspunderea noastră, în conformitate cu instrucțiunile noastre.
7. Transferăm datele în țări din afara Uniunii Europene sau a Spațiului Economic European?
Dacă se planifică o vizită de schimb în țări din afara UE/SEE sau dacă este acceptat un elev de schimb din țări terțe, datele vor fi transferate și către aceste țări terțe. În aceste cazuri, este posibil ca legislația națională privind protecția datelor din țara terță să nu îndeplinească standardele europene. Totuși, transferul de date este necesar pentru a respecta contractul de participare sau pentru a face aranjamentele necesare pentru elevul de schimb și are loc numai în măsura necesară pentru punerea în aplicare a contractului.
8. Drepturile dvs. sunt importante pentru noi
Nu numai că vă respectăm viața privată, dar dorim să vă furnizăm informații
complete despre utilizarea datelor dvs. și să vă răspundem la întrebări cât mai
repede posibil. Pentru întrebările cu privire la utilizarea datelor dvs. vă vom contacta imediat. În cazuri excepționale, dacă este nevoie de mai mult de o lună pentru a răspunde la întrebarea dvs., vă vom anunța în prealabil cât va dura. Dacă trebuie să furnizăm date unor terțe părți, le vom aduce la cunoștință respectivilor terți, în măsura impusă de lege, restricțiile privind corectarea, ștergerea sau prelucrarea datelor dvs. Aveți următoarele drepturi atunci când prelucrați date:
8.1 Dreptul de acces și de rectificare
Aveți dreptul să știți ce date cu caracter personal prelucrăm în ceea ce vă privește. Aceasta include, printre altele, informații despre scopul prelucrării, despre categoriile de date cu caracter personal vizate, despre destinatarii datelor și despre durata stocării. Dacă datele stocate sunt incorecte, aveți dreptul la corectarea datelor cu caracter personal inexacte sau la completarea datelor cu caracter personal incomplete.
8.2. Dreptul de ștergere
Aveți dreptul să vă ștergeți datele pentru următoarele motive:
– datele dvs. cu caracter personal nu mai sunt necesare în raport cu scopurile pentrucare au fost colectate;
– vă retrageți acordul pe care se bazează prelucrarea și nu mai există temei legal pentru prelucrare;
– vă opuneți prelucrării și nu există motive întemeiate prevalente pentru prelucrare;
– datele cu caracter personal au fost prelucrate ilegal;
– datele cu caracter personal trebuie să fie șterse în vederea conformării cu o
obligație legală;
– datele copiilor cu vârsta mai mică de 16 ani sunt prelucrate fără acordul părinților.
8.3. Dreptul de restricționare a prelucrării
Aveți dreptul să solicitați restricționarea prelucrării în cazul uneia dintre situațiile următoare:
– ați contestat exactitatea datelor cu caracter personal, iar noi am avut posibilitatea de a verifica corectitudinea acestora;
– prelucrarea este ilegală și solicitați restricționarea prelucrării în locul ștergerii
datelor;
– noi nu mai avem nevoie de datele cu caracter personal pentru prelucrare, dar dvs. aveți nevoie de obiectul acestora pentru stabilirea unor revendicări legale;
– v-ați opus prelucrării datelor și se așteaptă verificarea faptului că motivele dvs.
legitime prevalează.
8.4. Dreptul de portabilitate a datelor
Aveți dreptul să primiți datele cu caracter personal care vă privesc într-un format care poate fi citit automat, pe bază de acord sau pe bază de contract, iar prelucrarea se face prin mijloace automate.
8.5. Dreptul de a vă opune
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor în anumite cazuri. Informații detaliate cu privire la acest drept se găsesc în secțiunea 9.
8.6. Dreptul de a depune o plângere
Aveți dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă cu privire la prelucrarea datelor dvs. de către YFU România dacă considerați că am prelucrat necorespunzător datele dvs. cu caracter personal.
9. Dreptul de a vă opune
9.1 Dreptul general de a vă opune
Aveți dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal în cazul în care prelucrarea datelor are loc pe baza evaluării intereselor. În cazul unei obiecții, nu vom mai prelucra datele dvs. cu caracter personal decât dacă putem demonstra motive legitime convingătoare pentru prelucrare, mai importante decât interesele și drepturile dvs., sau dacă prelucrarea se face în scopul stabilirii, exercitării sau apărării unor revendicări legale.
Pentru formularea obiecției nu se impune o formă anume. Aceasta poate fi transmisă prin e-mail la adresa: data-protection@yfu.ro sau prin poștă la adresa:
Fundația Youth for Understanding Romania Strada Aurel Vlaicu nr.107, parter, apart 5, București 020094, Sector 2.
9.2 Dreptul de a vă opune prelucrării datelor în scopuri publicitare
YFU România utilizează, într-o mică măsură, datele elevilor de schimb și ale
părinților acestora pentru promovarea activităților organizației noastre non-profit: de exemplu, pentru recrutarea de membri, de voluntari sau de familii gazdă și pentru strângerea de fonduri. YFU România nu va transfera niciodată datele elevilor de schimb sau ale părinților acestora către terțe părți în scopuri publicitare și nu le va folosi pentru scopurile publicitare ale unor terți. Desigur, utilizarea datelor pentru scopurile promoționale ale YFU poate fi contestată în orice moment. În cazul unei obiecții, nu vă vom mai prelucra datele cu caracter personal în acest scop. Pentru formularea obiecției nu se impune o formă anume. Aceasta poate fi transmisă prin e-mail la adresa: data-protection@yfu.ro sau prin poștă la adresa:
Fundația Youth for Understanding Romania Strada Aurel Vlaicu nr.107, parter, apart 5, București 020094, Sector 2.
10. Sunteți obligat să ne furnizați date specifice?
Transferul datelor dvs. către noi este întotdeauna voluntar. Însă, fără datele pe care le solicităm de la elevii de schimb, de la părinți sau de la familiile gazdă, în general nu putem, de exemplu, să desfășurăm procesul de aplicare la un program de schimb sau chiar programul de schimb sau să plasăm un elev de schimb la o familie gazdă.
11. Pentru cât timp salvăm datele?
Vă păstrăm datele numai atât timp cât este necesar din motive organizatorice și cât este permis de legea privind protecția datelor. Datele persoanelor care sunt
interesate de un program de schimb, dar care nu aplică vor fi șterse după încheierea perioadei de aplicare. Din motive organizatorice și datorită perioadelor de păstrare obligatorii din punct de vedere legal, datele aplicanților vor fi păstrate de către YFU România timp de un an după sfârșitul anului de program curent. Dacă participați la programul de schimb, această perioadă este extinsă la șase ani. Nu se includ aici contractele semnate și răspunsul la solicitarea de bursă (acestea vor fi păstrate până la sfârșitul celui de-al 10-lea an după încheierea normală a programului de schimb). Pentru datele de contact stocate în baza noastră de date cu alumni, această perioadă va fi prelungită dacă alumnii continuă să păstreze legătura cu noi. Organizațiile partenere ale YFU păstrează datele care le sunt transferate de către YFU România în conformitate cu reglementările naționale respective.
12. Module cookie
Site-ul YFU utilizează module cookie de la Google Analytics. Cookie-urile sunt fișiere mici cu informații textuale care sunt transmise browserului de internet (cum ar fi Internet Explorer sau Mozilla Firefox) în timp ce este accesat conținutul. Cookie-urile sunt salvate automat pe calculatorul dvs. YFU România nu poate, prin utilizarea cookie-urilor, să stabilească o referință personală la utilizatorii neînregistrați. În schimb, modulele cookie ajută la îmbunătățirea accesibilității site-ului. Puteți dezactiva stocarea cookie-urilor pe calculatorul dvs. în setările browserului dvs. de internet, dar acest lucru poate duce la deteriorarea funcționării corecte a site-ului. Ca alternativă, puteți seta browserul de internet să vă informeze despre transmiterea cookie-urilor. Cookie-urile deja stocate pot fi șterse în orice moment în setările de sistem ale browserului dvs. de internet.
13. Analiză web
Pe site-ul YFU utilizăm Google Analytics, un serviciu de analiză web furnizat de
Google LLC (1600 Amphitheater Parkway, Mountain View, CA 94043, SUA, denumit în continuare „Google”), pe baza intereselor noastre legitime (analiza, optimizarea și funcționarea viabilă din punct de vedere economic a site-ului). Google Analytics folosește module cookie (a se vedea secțiunea 13 de mai sus) care sunt stocate pe calculatorul dvs. și permit o analiză a utilizării site-ului. Informațiile generate de cookie-uri cu privire la utilizarea de către dvs. a site-ului YFU sunt transmise de obicei la un server Google din SUA, unde sunt stocate. Google deține certificarea conform Acordului privind scutul de confidențialitate, ceea ce oferă o garanție a respectării legislației europene de protecție a datelor. În numele YFU România, Google va folosi aceste informații pentru a evalua utilizarea de către dvs. a site-ului YFU, pentru a compila rapoarte privind activitatea pe site și pentru a furniza alte servicii legate de activitatea pe site și de utilizarea internetului pentru YFU România [a se înlocui cu denumirea organizației YFU respective]. Adresa IP transmisă de browserul dvs. în cadrul Google Analytics nu va fi fuzionată cu alte date furnizate de Google, ci va fi anonimizată prin scurtare. De asemenea, datele colectate de Google Analytics nu sunt utilizate de YFU România pentru a identifica vizitatorul site-ului YFU și nu sunt fuzionate cu date cu caracter personal. Puteți dezactiva modulele cookie utilizate pentru analiza web utilizând setările browserului dvs. de internet, dar acest lucru poate duce la deteriorarea funcționării corecte a site-ului (a se vedea secțiunea „Module cookie” de mai sus).
De asemenea, puteți să împiedicați colectarea de către Google a datelor generate de cookie-uri în legătură cu utilizarea de către dvs. a site-ului YFU, precum și prelucrarea acestor date de către Google, descărcând și instalând modulul add-on pentru browserul dvs. de internet actual, disponibil la linkul de mai jos: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=en. Dacă pe calculatorul dvs. utilizați browsere de internet diferite (de exemplu, Internet Explorer, Mozilla Firefox), trebuie să descărcați modulul add-on pentru fiecare browser de internet cu care utilizați acest site. Pentru informații generale despre politica de confidențialitate a Google Analytics și Google, vizitați site-ul Google:
https://support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=de.
14. Linkuri către alte site-uri
Site-urile altor furnizori care pot fi accesate de pe site-ul nostru printr-un link, au fost concepute și furnizate de terți. YFU România nu are nicio influență asupra designului, conținutului sau funcției site-urilor asociate. Prin urmare, deși conținutul este examinat în condițiile impuse de legislație, suntem nevoiți să ne declinăm orice responsabilitate pentru conținutul tuturor site-urilor asociate ale altor furnizori. Vă rugăm să rețineți că site-urile unor terțe părți asociate prin intermediul site-ului nostru pot instala propriile module cookie pe calculatorul dvs. sau pot colecta date cu caracter personal. YFU România nu are nicio influență asupra acestui lucru. Vă rugăm să vă informați în legătură cu politicile respective privind protecția datelor direct la furnizorii site-urilor asociate.
15. Modificarea Politicii de confidențialitate
YFU România își rezervă dreptul de a modifica prezenta Politică de confidențialitate în orice moment fără notificare. Dacă este necesar, vă rugăm ca înainte de utilizarea site-ului să vă informați cu privire la politica de confidențialitate actuală.